Trucos que quizás no sabias de Google Drive

Google Drive tiene mucho que ofrecer, cosas de las cuales quizás ni siquiera conozcas. Aquí vamos…

Atajos de teclado

Te sorprendería cuánto tiempo se pierde moviendo un cursor alrededor de una pantalla si no estás usando atajos. 

Utilizadas regularmente, estas teclas de acceso rápido de formato le ahorrarán un montón de tiempo.

• Ctrl + Alt + [número de encabezado] (Windows) u ⌘ + Opción + [número de encabezado] (Mac): agrega encabezados
• Ctrl + B (Windows) o ⌘ + B (Mac) : copia en negrita
• Ctrl + U (Windows) o ⌘ + U (Mac) : Subraya copia
• Ctrl + I (Windows) o ⌘ + I (Mac) : pone en cursiva la copia
• Alt + Shift + 5 (Windows) o ⌘ + Shift + X (Mac) : Golpea a través de la copia
• Ctrl + Shift +> o <(Windows) o ⌘ + Shift +> o <(Mac) : aumenta y disminuye el tamaño de fuente
• Ctrl + \ (Windows) o ⌘ + \ (Mac) : borra todo el formato

Aprende más de ellos aquí para maximizar tu eficiencia.

Hacer formularios

Google Drive es popular por su procesador de texto, hoja de cálculo y presentación de uso gratuito, pero no tanto por su aplicación de formularios extremadamente útil. Incluso tiene una gran galería de plantillas donde puedes elegir entre cientos de temas.

Buscar por tipos de archivo

Haga clic en la flecha hacia abajo en el motor de búsqueda de la página web de Google Drive para buscar archivos por tipo, visibilidad o propiedad.

Investigación / Explorar

Haga que su documento y la web se abran uno al lado del otro con la función de Investigación que se encuentra en Herramientas para evitar tener que cambiar entre pestañas.

Traducir

En el menú Herramientas, puede traducir su texto en Google Docs a docenas de idiomas diferentes.

Guardar en Drive

Con la extensión Guardar en Google Drive, agrega documentos, imágenes, audio y video a Drive con un simple clic derecho. Encuéntralo en la tienda web (complementos) de tu navegador.

Obtén complementos

En Google Docs, tiene la opción de obtener complementos que mejoren el flujo de trabajo. Los populares incluyen la generación de citas EasyBib, un tesauro y una tabla de contenido.

Es bueno esperar hasta que tengas un poco de tiempo libre antes de saltar a la tienda de complementos de Google . Está lleno de aplicaciones útiles. Para ahorrarle tiempo, aquí hay una lista corta para comenzar.

• Formateador de tablas
  Si bien puede crear algunas tablas en Google Docs, la función no está tan desarrollada como podría estar. Table Formatter tiene 60 plantillas para elegir y facilita la personalización.
• Doc Builder
  Ya sea que se trate de una plantilla de blog o cualquier otro texto que agregue a Google Docs regularmente, puede guardarlo con Doc Builder y cargarlo con 1 clic.
• Limpiador de texto
  Si arruina el formato, la opción ‘Borrar formato’ en Documentos elimina el formato en todo el documento. Text Cleaner le permite resaltar el área del problema y eliminar el formato en una copia específica.
• Diagramas de
  Lucidchart Lucidchart es una herramienta de creación de gráficos en línea que es un complemento útil de Google Docs para insertar rápidamente datos visualizados en sus documentos.
• Bloques de código
  Finalmente, uno útil para los codificadores. Code Blocks le permite poner su código, completo con ese suave fondo negro, directamente en el Google Doc.

Usa Google Drive sin conexión

El modo sin conexión es otra característica que puede sacarlo de un aprieto, especialmente si vive en un lugar susceptible a cortes de energía y / o Internet.

Vaya a Configuración y habilite el modo fuera de línea para sincronizar sus Google Docs localmente. La próxima vez que no tenga Internet, puede continuar trabajando como si lo tuviera.

Obviamente no vas a sincronizar archivos sin una conexión a Internet, pero Google te permite seguir trabajando en tus documentos. Debe configurarlo con anticipación. Elija el enlace sin conexión de la lista de archivos para habilitar la edición sin conexión.

Es sorprendente todas las cosas que puede hacer un clic derecho. Si hace clic derecho con un documento o carpeta debajo del cursor, puede ver los cambios que realizó e incluso restaurar versiones anteriores de documentos realizados con las aplicaciones web de Google Drive.

Use Drive para medios

hora que el almacenamiento adicional tiene un precio ridículamente bajo , Google Drive es una excelente opción para almacenar medios. Dependiendo del tamaño de su colección, es posible que pueda almacenar todo lo que necesita por solo dos dólares al mes. Incluso hay un reproductor de música donde puede reproducir cualquier audio de su Google Drive en la web, para que pueda escucharlo en cualquier lugar con una conexión a Internet.

Transfiere archivos a tu dispositivo móvil

Si usa Drive para medios, este truco es especialmente poderoso. Puede descargar la aplicación Google Drive en su teléfono inteligente o tableta, y descargar archivos directamente a su dispositivo. ¿Quieres escuchar una canción que no está en tu teléfono? Simplemente descárguelo con la aplicación Google Drive.

Vista de esquema de Google Docs

Este consejo de Google Doc es fácil de pasar por alto, pero acelera la creación de contenido tanto para usted como para sus colaboradores.

La vista de esquema del documento muestra un desglose completo de todas las etiquetas de encabezado en su documento .

La columna discreta que aparece a la izquierda le permite pasar el mouse para ver el texto completo de cada sección y hacer doble clic en un encabezado para saltar directamente a esa sección. 

Es similar a la tabla de contenido (ToC) mencionada a continuación, excepto que siempre es útil sin importar la profundidad de desplazamiento.

Agregar una tabla de contenido

Este es uno de mis consejos favoritos de Google Docs. Utilizo una tabla de contenido en todos mis documentos (solo pregunte a mi equipo). Son súper útiles en documentos más largos con múltiples encabezados.

La mayoría de las personas no se dan cuenta de que después de crearlo, puede hacer clic en un elemento del contenido y volver a hacer clic para saltar a esa sección.

Este es un gran impulso para la experiencia del usuario al crear contenido de piedra angular u otros artículos de formato largo.

También puede copiar ese enlace y compartirlo con otros, permitiéndoles cargar el Doc y saltar directamente a ese subtítulo. Para crear un ToC:

1. Coloque el cursor en la parte superior de su documento.
2. Vaya al menú Insertar y seleccione Índice (está en la parte inferior).
3. Elija uno, con números de página o con enlaces de página.

Dictado por voz a texto

Google Docs ahora tiene reconocimiento de voz incorporado y es ridículamente preciso, especialmente teniendo en cuenta que es gratis. Esta característica funciona mejor si tiene un micrófono de calidad.

Aquí se explica cómo usar esta función.

• En el menú de Google Docs, haga clic en Herramientas.
• Vaya a Dictado por voz.
• Aparecerá un pequeño micrófono en el lado izquierdo de la pantalla.
• Haz clic cuando quieras usar la función de escritura por voz.

También puede usar estos atajos:

• ⌘ + Mayús + S (Mac)
• CTRL + Shift + S (Windows)

Insertar URL rápidamente

Resalte algo de texto y presione ⌘ + K (Mac) o Ctrl + K (Windows) y Google buscará una URL y le dará la opción de insertarla. Esta característica no es 100% perfecta, pero al vincular nombres de marca al sitio web correspondiente, ahorra tiempo.

También puede vincular a un encabezado en el Doc yendo al menú Insertar y seleccionando el menú desplegable del encabezado.

Use la función Explorar

Si estás cansado de intercambiar pestañas o ventanas del navegador para encontrar imágenes o buscar investigaciones de Google, hay una manera más fácil.

Google Explore es el ícono de voz con una estrella de cuatro puntas que encontrarás en la parte inferior derecha de la pantalla. Fue introducido alrededor de 2017 y ofrece muchas características que ahorran tiempo.

Explore solo necesita un poco de contenido en su Google Doc, por lo que tiene algo de contexto para trabajar. Simplemente presione el ícono y verá los temas sugeridos en función de lo que está escribiendo.

Naturalmente, al ser Google, es posible ingresar palabras clave para buscar en cada una de las pestañas a continuación.

• Web
  Web le muestra los resultados del motor de búsqueda de Google sobre el tema elegido.
• Imágenes Las
  imágenes muestran una búsqueda de imágenes de Google. Presiona el símbolo + para agregar una imagen a tu documento y pasa el mouse sobre él para ver las restricciones de derechos de autor aplicables.
• Drive
  Si necesita extraer datos de contenido relacionado en su Google Drive, consulte esta pestaña.

Este consejo para desarrollar sus documentos de Google Drive se puede usar con Documentos y Hojas de cálculo.

Agregar comentarios y notificar a otros

Al colaborar, puede agregar un comentario en el texto resaltado y etiquetar a personas específicas para que sean notificadas por correo electrónico. Es excelente para colaborar en una fecha límite y separar comentarios que son notas para usted o que no están destinados a todos los que contribuyen.

Cómo agregar un comentario y notificar a alguien:

1. Resalta el texto que deseas comentar.
2. Haga clic en el cuadro de texto con el signo más a la derecha de la página. Los atajos son:
   • ⌘ + Opción + M (Mac)
   • Ctrl + Alt + M (Windows)
3. Si desea etiquetar a alguien y notificarlo, escriba @ [nombre aquí]. Si ha enviado un correo electrónico con ellos a través de su cuenta de Gmail, debe completar automáticamente su información.

Además, si está viendo un documento de Google con más de una persona, verá un botón de chat en la parte superior derecha y podrá chatear libremente mientras colabora.

Es un consejo bastante útil de Google Doc, pero una video llamada es más efectiva para hacer sentir que estás en la misma habitación mientras trabajan juntos en un artículo.

Encuentra y restaura versiones pasadas

El historial de revisiones puede salvar vidas en muchas situaciones.

Cada pocos minutos, Google toma instantáneas del estado actual de su documento, creando una biblioteca de versiones que puede volver a visitar y restaurar en cualquier momento.

Use la biblioteca de plantillas de Google

Al momento de escribir, hay una impresionante biblioteca de más de 60 plantillas en Google Docs. Vas a encontrar plantillas para hojas de vida, folletos, cartas, manuales de procesos de negocios y más.

Aquí los enlaces: Documentos, Hoja de calculos, Diapositivas, or Formularios.

Arrastra desde Keep a Google Docs

En el lado derecho de su Google Doc, hay un pequeño ícono de bombilla amarilla. Este es el logotipo de la aplicación de toma de notas de Google, Keep. Haz clic para arrastrar tus notas directamente al Doc.

Keep es un excelente lugar para anotar ideas de contenido que se te ocurren cuando estás fuera de casa, por lo que no estás tratando de recordarlas cuando regresas a tu escritorio.